电话接听礼仪

接打电话看似简单，却包含着丰富的礼仪技巧。电话中的形象代表了企业形象，工作人员接打电话时要注意，在彼此看不到对方的电话交流中，双方的心情和心理状态便全依赖声音的传送，即使刻意掩饰，接打电话时的心情和肢体语言也会微妙地显现于声调中。所以，通话时即使看不见对方，也要注意自己的姿势，当作对方很快就会在眼前出现一样。只要姿势端正，声音自然会清晰悦耳。  

电话铃响两声就要接听，不要让客人等得太长。如果电话铃响三声以上才接，要赶紧先向对方道歉。接听工作电话时应对的第一句话，应该是自报单位名称。接听电话时，需要知道对方是谁，必要时应询问对方所属单位或部门，以便确定谁能解答他的问题、该由谁来接听这个电话。接听电话时，可以左手拿听筒，右手准备纸笔。因此，在电话旁要事先准备备忘录，并记录：何时接到电话、打来电话的人是谁、什么事等。如果对方要找的人不在，要试着询问对方有无重要事情，或者试着了解对方来电的目的，视情况决定处理方式。不管多么匆忙，一定要体贴地、亲切地对待打来电话的人。

当你的电话铃响起之时，你应该尽快集中自己的精力，暂时放下手头正在做的事情，以便你的大脑能够清晰地处理电话带来的信息或商务。当然，上述过程应该迅即完成，如果你让电话铃响得时间过长，对方会挂断电话，你便会失去得到信息或生意的机会。以下几点是你在接电话时可以参考和借鉴的技巧：

1、随时记录

　在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。

2、自报家门

一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。

3、转入正题

当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是：“您需要我做什么？”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：“真不巧！我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。

4、避免将电话转给他人

自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，你可以说：“布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗？”在你做出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说：“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。”
5、避免电话中止时间过长

如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说：“您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去？”

让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如，你可以说：“约翰先生，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻。”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说：“对不起，让您久等了”，以引起对方的注意。

对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说：“你能否稍等？我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。